|
5 Alasan Meeting Tak
Optimal Lantaran Bawa Laptop!
via Forum Nusaku - Komputer
& Internet by astuti on 8/5/08
Tahukah
Anda mengapa meeting selalu berlarut-larut, menjemukan dan hasilnya
cenderung tak optimal? Ternyata salah satu penyebabnya adalah karena
peserta meeting membawa laptop (ataupun blackberry dan smartphone)! Kok
bisa? Berikut ini 5 (lima) alasannya, berdasarkan pengalaman penulis +
sejumlah contoh kasus yang tersedia di Internet:
Meeting dengan seluruh
atau sebagian besar peserta membawa laptop, akan berdampak pada semakin
minimnya komunikasi non-verbal antar peserta rapat. Bahasa non-verbal,
adalah komponen tak terpisahkan dalam berkomunikasi atau berinteraksi
dengan sesama manusia, bahkan antar mahluk hidup. Anggukan kepala,
picingan mata, gerak bibir, posisi duduk, letak tangan, adalah hal yang
paling penting untuk mengukur tingkat perhatian (ketertarikan) peserta
meeting, pemahaman dan lainnya. Meeting pun menjadi berlarut-larut
Saat pihak lain sedang
melakukan presentasi gagasan atau laporannya, maka kecenderungan peserta
meeting lainnya yang membawa laptop akan lebih sibuk mengutak-atik
materi presentasi masing-masing. Ini adalah akibat dari ketidaksiapan
untuk menghadiri meeting, atau minimnya waktu yang tersedia untuk
melakukan persiapan tersebut. Menyiapkan ataupun merapihkan materi
presentasi saat meeting tengah berlangsung, adalah salah satu bentuk
kerja yang kontra-produktif.
Peserta meeting dengan
membawa laptop cenderung akan lebih berinteraksi dengan laptopnya,
ketimbang dengan lingkungan sekitarnya. Misalnya untuk mengusir
kebosanan saat meeting, maka mereka akan bermain game, hingga chatting,
browsing ataupun blogging apabila ada akses Internet. Walhasil, pihak
yang sedang presentasi tidak akan mendapatkan respon yang interaktif.
Feedback dari peserta meeting pun menjadi minim, yang akhirnya berdampak
pada tidak matangnya output yang dihasilkan.
Juga dengan adanya
akses Internet, maka peserta meeting yang membawa laptop akan cenderung
membentuk kelompok kecil eksklusif secara online, yang anggotanya adalah
sebagian dari peserta meeting tersebut. Kelompok kecil ini akan membuat
diskusi terpisah, melalui fitur messenger, dengan konten diskusi yang
bisa jadi tidak konstruktif. Bentuknya pun beragam, bisa sekedar saling
melempar joke, sampai membicarakan (dalam konteks negatif) pihak yang
sedang melakukan presentasi, materinya ataupun peserta meeting yang
lain.
Meeting seharusnya
adalah sebuah bentuk koordinasi ataupun integrasi antar unit/divisi,
atau bisa juga sebagai akselerasi ataupun sinkronisasi. Tetapi yang
terjadi, ketika peserta meeting membawa laptop, maka dia bisa tergoda
untuk melakukan pekerjaan pararel, semisal diselingi dengan menggarap
kerjaan lainnya yang tertunda karena harus menghadiri meeting. Aktifitas
pararel, bukan berarti dapat berpikir ataupun menganalisis sesuatu
secara parerel. Karena otak sejatinya akan berpikir dengan
berlompat-lompat, “pause” di satu hal, dan “play” di hal lain. Sehingga
buah pikir yang dihasilkan cenderung menjadi tidak optimal lantaran
tidak fokus.
“Topless Meeting”
Dari ke-5 hal di atas,
kata kuncinya adalah tak terwujudnya collective learning yang optimal.
Tak ada collective learning, tak ada collective decission. Akhirnya,
segala keputusan sifatnya lebih menjadi tanggung-jawab sektoral (”itu
tanggung jawabmu, bukan aku!”) dan tak lagi mengedepankan team work yang
solid.
Salah satu solusi atas
permasalahan di atas, seperti kini mulai banyak diyakini (dan dijalankan)
oleh banyak pihak, adalah dengan melakukan ‘topless meeting’. Topless
meeting di sini bukan dalam artian meeting tanpa mengenakan busana
bagian atas.
Topless meeting di sini
adalah tak diijinkannya peserta meeting untuk membawa laptop, blackberry
atau gadget lainnya yang dapat menganggu fokus diskusi. Salah satu
ulasannya, dalam bentuk tayangan berita dari stasiun televisi CBS dari
berita dari stasiun televisi NBC.
Pastinya, topless
meeting adalah semacam “budaya baru”, yang tentu akan mengakibatkan
adanya “gegar budaya” (culture shock). Tidak semua orang akan menjadi
nyaman, apabila harus “dilucuti” gadget-nya sebelum masuk ke ruang
meeting. Ibarat maju berperang, tetapi sejumlah senjata pamungkas
andalan tak boleh ditenteng.
Jadi bagaimana jika
kita ingin menerapkan topless meeting? Lalu apa persiapan kita jika
harus menghadiri topless meeting? Bagaimana strategi agar topless
meeting bisa berhasil?
Minimnya collective
learning berakibat tak kuatnya collective decision. Melakukan topless
meeting, yang berarti membatasi penggunaan laptop oleh peserta meeting,
oleh sebagian kalangan diyakini dapat menjadi solusinya.
Meskipun demikian,
tentu tak mudah menjalankan topless meeting, yang merupakan sebuah
“budaya baru”. Pun, tak semua mau atau mampu menjalankannya. Tetapi jika
ingin menjalankannya, berikut ini 10 (sepuluh) kiat agar topless meeting
bisa berhasil:
1. Jangan Mendadak.
Pastikan undangan meeting dapat disampaikan jauh hari, tidak mendadak,
sehingga peserta meeting dapat menyiapkan materinya dengan waktu yang
cukup.
2. Berbagi laptop. Jika
diperlukan presentasi menggunakan software presentasi dan/atau akses
Internet, maka cukup sediakan 1 (satu) komputer atau laptop yang
terhubung dengan LCD projector. Gunakan komputer atau laptop tersebut
secara bergantian.
3. Kumpulkan Materi.
Materi presentasi yang ingin disampaikan hendaknya telah disimpan
sebelumnya di dalam komputer / laptop yang digunakan bersama. Jika
komputer / laptop tersebut terhubung dengan jaringan (LAN), maka materi
presentasi tersebut dapat di simpan dalam folder sharing. Tentu saja
tiap peserta meeting dapat menyiapkan backup-nya dalam flashdisk.
4. Distribusikan
Minute-of-Meeting. Agar tiap peserta dapat fokus pada diskusi tetapi
tetap bisa mendapatkan detilnya seusai meeting, maka catatan atau
minute-of-meeting hendaknya langsung didistribusikan kepada peserta
seusai meeting. Untuk itu perlu ada seseorang yang ditunjuk hanya untuk
mencatat poin-poin penting dalam meeting dan kemudian
mendistribusikannya ke para peserta.
5. Batasi Durasi. Beri
pengertian kepada tiap peserta meeting untuk menyampaikan gagasan atau
laporannya, secara singkat, padat dan jelas. Kalau perlu, berilah
batasan waktu dan halaman, semisal tidak lebih dari 15 menit dan/atau
maksimal 10 halaman presentasi per orangnya. Jika perlu, tunjuk
seseorang sebagai time-keeper untuk mengingatkan soal waktu. Dengan
demikian, meeting tidak perlu berlarut-larut dan menjadi menjemukan.
6. Fokus dan Terarah.
Meeting yang dilakukan haruslah memiliki tujuan yang jelas terhadap
pencapaian yang diharapkan. Kemudian arahkan diskusi di dalam meeting
agar tetap fokus pada target pencapaian tersebut. Untuk itu, peserta
meeting harus sudah paham apa tujuan dari meeting yang akan atau sedang
diikutinya.
7. Berikan hand-out.
Untuk materi yang perlu perhatian detil dan rinci, misalnya laporan
keuangan atau yang melibatkan angka-angka, perhitungan, formula dan
sejenisnya, maka lebih baik disediakan hand-out (hardcopy) bagi peserta
meeting
8. Jumlah Peserta.
Jumlah peserta meeting haruslah dalam komposisi yang ideal, tidak
terlalu banyak dan yang diundang haruslah benar-benar pihak yang akan
terlibat secara langsung dalam topik yang didiskusikan. Jika sebuah
topik yang didiskusikan tak ada kaitannya dengan sebagian peserta
meeting, maka mereka akan menjadi cepat bosan dan menjadi tidak fokus.
9. Silakan di luar.
Jika ada peserta meeting yang tak bisa tidak menjawab telepon, membalas
e-mail ataupun SMS, mintalah untuk dilakukannya di luar ruang meeting
10. Less laptop is
good, but less meeting is better! Tidak semua hal perlu
dituntaskan dengan meeting yang terjadwal. Beberapa hal justru bisa
lebih efektif jika disampaikan melalui kepada pihak terkait melalui
internal mailing-list atau corporate portal. Lebih banyak agenda meeting
yang terjadwal akan membuat peserta meeting lebih sibuk menyiapkan
materi presentasi ketimbang melakukan kegiatan produktif lainnya.
" We make a living
by what we get and make a life by what we give " |
